L'installation d'un copropriétaire dans un immeuble neuf pouvant présenter beaucoup de nouveautés et d'interrogations, nous avons donné l'occasion aux nouveaux acquéreurs des copropriétés gérées par nos soins de poser toutes leurs questions sur le sujet lors d'un webinaire organisé le mercredi 11 janvier, en présence de Renaud Lerooy, co-fondateur d'Homeland et de David Sun, responsable du pôle neuf. Découvrez le replay sur ce lien !
Lors de ce webinaire, nous avons :
- traité 36 questions,
- reçu 115 inscrits de 5 nationalités différentes, représentant 41 copropriétés,
- obtenu un taux de satisfaction de 88% exprimé dans son sondage de fin ainsi que 41 messages de remerciements,
- eu 60% des participants souhaitant l'organisation de nouvelles éditions de ce webinaire.
Voici un condensé des questions posées sur les immeubles neufs et des réponses apportées
Appels de fonds, répartition des charges, budget prévisionnel, assemblée générale, réserves, fonctionnement d'Homeland... De nombreux sujets ont été abordés.
Gestion courante
Quels sont les différents moyens pour contacter Homeland en cas de questions ?
Homeland est un syndic de copropriété réactif et à l’écoute des copropriétaires. Nos copropriétaires peuvent nous contacter par les moyens suivants :
- Par téléphone 24h/24 et 7j/7 au 01 86 760 760
- Par mail à l’adresse assistance@homeland.immo : le mail sera traité par le collaborateur disponible le plus compétent pour traiter la demande
- Via notre module de signalement d’incident sur l’extranet Homeland
- Par courrier également si vous le souhaitez
Nous avons à coeur de pouvoir traiter vos urgences le plus rapidement possible, c’est pourquoi nous nous engageons à répondre à vos appels à toute heure, 7j / 7.
Comment changer le nom sur les étiquettes des boîtes aux lettres ?
Il est toujours plus agréable d’avoir un hall d’entrée harmonisé :)
Votre référent de copropriété accompagne donc votre résidence dans la mise en place des étiquettes.
Avec la participation de tous les copropriétaires, cela peut être très rapide !
Nous répondons à cette question en détail dans cet article de notre centre d’aide public.
Sommes-nous obligés de souscrire un contrat de maintenance sur un équipement garanti par le promoteur ?
La maintenance des équipements est la condition sine qua non pour l’activation des garanties constructeurs. Comme pour une voiture garantie 10 ans, il faut effectuer régulièrement son entretien pour qu’elle soit valable !
A défaut de contrat d’entretien, les garanties constructeur ne pourront pas être actionnées.
Il n’est pas obligatoire de souscrire à un contrat d’entretien mais compte tenu de ce qui précède c’est fortement recommandé car en cas de désordres, l’impossibilité d’actionner la garantie serait très préjudiciable pour votre résidence.
Comment commander des vigiks et des badges de parking ? Quel est le délai d’attente habituel ?
Si un stock de badges nous est remis par le promoteur ou par l’ancien syndic, c’est très rapide, le délai dépend uniquement de La Poste et vous le recevez donc généralement en moins d’une semaine.
A l’inverse, si nous ne recevons pas de stock de la part de notre prédécesseur, nous devons constituer ce stock en passant commande auprès d’un fournisseur qui va lui-même les commander au fabricant puis les programmer.
Cela peut entraîner un délai de plusieurs semaines en fonction de la rapidité du fournisseur.
Cet article de notre centre d’aide vous indique comment les commander, il est possible de le faire directement sur notre extranet ou par email.
Comment calculer le coût du chauffage collectif ? Comment la répartition est-elle effectuée ?
Le chauffage représente un des plus importants postes de dépense d’une copropriété. Il est donc normal de se soucier de la manière dont les consommations sont calculées.
Actuellement, 70% des consommations sont considérées comme consommées individuellement, le reste étant réparti selon les tantièmes.
Les 70% sont à répartir de manière individuelle en utilisant différents systèmes, sondes, compteurs calorie…
En tant que copropriétaire, dans le cadre du budget, vous payez pour un poste prévisionnel des consommations de chauffage. A la fin de chaque exercice comptable, une régularisation est effectuée afin de tenir compte de vos consommations réelles.
Cet article explique précisément comment sont calculées et réparties les consommations individuelles de chauffage.
Comment faire pour contrôler les consommations individuelles EC, EF, thermique ?
Si vous avez fait le choix d’installer des compteurs Kocliko, il est possible de contrôler votre consommation de chauffage en temps réel sur votre application.
A défaut, cette information peut figurer directement sur votre compteur, ou bien il faut attendre les relevés de compteurs qui peuvent être semestriels ou annuels en fonction
Comment calculer ses charges de copropriété ?
Les charges de copropriété sont appelées par trimestre en fonction du budget qui a été voté lors de l’assemblée générale. Elles sont calculées en fonction de vos tantièmes et permettent de répartir l’ensemble des dépenses proportionnellement.
Cliquez ici pour savoir précisément comment les calculer.
Peut-on appeler nous-mêmes les intervenants ?
Si vous souhaitez faire appel à un artisan pour intervenir sur une problématique qui concerne les parties communes, alors il vaut mieux que la demande d’intervention soit faite en bonne et dûe forme par le syndic. En effet, la facture devra être établie à l’ordre de la copropriété (représentée par son syndic) et par ailleurs vu qu’il s’agit des parties communes peut être qu’une demande a déjà été faite par le syndic.
Si vous contactez vous même une entreprise, celle-ci risque de vous adresser la facture directement et la copropriété pourrait refuser de régler la facture si elle estime que la demande d’intervention n’était pas fondée.
Extranet d'Homeland
Comment pouvons-nous payer nos charges ?
Chez Homeland vous pouvez payer vos charges de copropriété de plusieurs manières :
Par chèque
Tous les accès à ces moyens de paiement et les informations y afférentes sont disponibles directement depuis votre extranet de copropriété.
Est-il possible de ne plus recevoir de courrier papier ?
Bien sûr. Par défaut nous sommes obligés de communiquer avec vous par courrier papier mais si vous le souhaitez vous pouvez tout à fait opter pour des communications par email, directement depuis la rubrique “mon compte” de votre extranet.
Vous pouvez également y adhérer à la Lettre Recommandée Electronique afin de dématérialiser également les courriers recommandés.
Désordres et sinistres
Comment signaler un problème dans la copropriété ?
Si vous constatez un incident de tout ordre dans les parties communes de votre résidence, vous pouvez appeler notre service d'urgence à toute heure du jour et de la nuit, tous les jours de l’année, au 01 86 760 760. Vous pouvez également utiliser le module de signalement d’incident dans votre extranet.
Je perçois une micro fissure dans mon receveur de douche, qui doit agir et contre qui doit-on le faire ?
Tous les désordres survenant dans votre logement tombent hors du champ d’action d’homeland. En effet, nous avons seulement mandat pour représenter le syndicat des copropriétaires et donc agir au niveau des parties communes.
Toutefois, vous pouvez signaler ce désordre en temps que réserve lors de la livraison de votre logement. Si cela apparaît après la livraison, il vous suffit de la signaler dans le cadre de la mise en œuvre de votre garantie de parfait achèvement.
Signalement et levée des réserves
Comment sont gérées les réserves des parties communes ?
Les réserves sont levées progressivement par le promoteur.
Légalement, le délai est fixé d’un commun accord entre lui et son entreprise titulaire du marché. Il faut donc parfois être patient sur les sujets d’ordre esthétique, mais se montrer réactif et pertinent sur des sujets d’ordre structurel ou affectant les éléments d’équipements. Pour cela, vous pouvez compter sur le pôle technique d’Homeland et sur votre référent(e) qui sauront faire la part des choses et presser l’action du promoteur pour les sujets les plus importants.
Combien de temps le promoteur a-t-il pour lever les réserves et que faire pour que ce soit fait ?
Le promoteur dispose d’un an maximum pour lever les réserves signalées dans le cadre de la garantie de parfait achèvement. Néanmoins, c’est aussi dans son intérêt de lever ces réserves le plus rapidement possible afin de finaliser son opération. Selon notre expérience, (plus de 6000 lots neufs dans notre parc), un bon promoteur sait lever plus de 80% des réserves dans les 3 mois qui suivent la livraison des parties communes.
Location de mon bien
Dois-je prévenir le syndic si j’ai des locataires dans mon logement ?
Si vous mettez votre logement en location, vous devez effectivement nous le faire savoir et nous transmettre les coordonnées de votre locataire (notamment via la fiche de contact, ou bien par email) afin que nous puissions le joindre en cas de besoin (par exemple si une fuite d’eau s’est déclenchée dans son appartement et qu’elle cause des dégâts dans d’autres appartements ou dans les parties communes).
Questions diverses des participants
Puis-je donner accès aux informations courantes des parties communes à l'organisme gérant mon logement pour que le locataire en ait connaissance ?
Communiquer les informations concernant votre copropriété est utile pour votre locataire, cela ne fait qu’augmenter son confort de vie. Vous pouvez donc bien sûr lui transmettre les informations relatives à la copropriété.
Est-il possible de suivre le traitement des incidents remontés sur l'extranet ?
Le module de signalement d’incident de l’extranet Homeland permet d’envoyer un ticket à notre service d’assistance. C’est à ce service de juger de la gravité de l’incident, de mener une action corrective et de créer un projet associé à cet incident. Ce filtre est nécessaire car tous les incidents remontés via cet outil ne concernent pas toujours les parties communes et ne sont donc pas forcément du ressort de la copropriété.
Nos services apportent systématiquement une réponse à vos signalements et le conseil syndical peut suivre l’avancée des incidents concernant les parties communes sur leur espace dédié dans l’extranet Homeland.
Est-il possible de créer une fenêtre supplémentaire dans mon salon ?
La création d’une fenêtre dans le salon nécessite la modification des parties communes et de la façade du bâtiment. Ce type de projet nécessite le concours d’un architecte et l’établissement d’un projet détaillé présenté en AG.
Je subis les bruits d'une cuisine au-dessus de ma chambre, que dois-je faire ?
Les nuisances sonores peuvent malheureusement survenir dès que vous avez des voisins. Si ces troubles de voisinage ne causent de nuisances que pour vous, alors il vous revient de prendre attache avec votre voisin pour lui expliquer l’inconfort que cela génère pour vous et, le cas échéant, de saisir les autorités compétentes. Si les nuisances sonores causent des troubles à plusieurs occupants de la copropriété, alors les troubles sont généralisés et il revient donc au syndic de copropriété d’agir pour faire cesser ces nuisances, le cas échéant en engageant toute procédure adaptée.
Pour en savoir plus, lisez cet article.
Est-ce que la création d'un flash info nous est notifiée par mail ?
Oui, en cas de problème dans les parties communes qui affectent plusieurs copropriétaires, nos équipes peuvent décider de créer un “flash info” qui sera affiché à la une sur l’extranet Homeland et qui sera notifié par email à tous les copropriétaires dont nous disposons des adresses mails
Est-ce que l’outil de signalement d’incident de l’extranet peut être utilisé pour remonter des problèmes privatifs ?
L’extranet Homeland vous permet de faire remonter les problèmes et les incidents liés aux parties communes de votre propriété. Pour toutes demandes privatives, l’extranet n’est pas le canal de communication adéquat. En effet, en tant que syndic de copropriété nous ne sommes pas habilités à intervenir dans vos parties privatives.
Est-il possible d'avoir des alertes par mail lorsque vous êtes sollicités pour un sinistre ou un désordre ou lorsque vous effectuez des mises à jour du site ?
Les membres du conseil syndical peuvent effectivement recevoir des alertes par email à chaque action menée par nos équipes dans le cadre des projets concernant les parties communes.
Il suffit pour cela de cliquer sur l’icone en forme de cloche jaune à côté du projet concerné.
Nous avons voté en assemblée générale la pose de compteurs d'énergie, or nous sommes toujours facturés aux tantièmes, est-ce normal ?
Il faut distinguer l’appel de charge qui est effectué à partir de votre budget prévisionnel de fonctionnement et la régularisation pour la consommation réelle du chauffage.
Le 1er est appelé en fonction du budget voté lors de l’assemblée générale et proportionnellement à vos tantièmes. Le second (consommation réelle) fait l’objet d’une régularisation comptable en fin d’exercice qui permet d’ajuster votre facturation en fonction de votre consommation réelle. Une fois les compteurs relevés par le prestataire, celui-ci envoie les index de consommation au syndic (cela peut prendre plusieurs mois en fonction du prestataire). Le syndic applique alors comptablement les consommations des compteurs afin que chacun puisse être facturé de sa consommation réelle.
Comment prenez-vous en charge le renouvellement des contrats au terme de la première année ?
Chez Homeland, nous mettons régulièrement en concurrence les prestataires à la date anniversaire de signature de leur contrat. Cette pratique permet de challenger les prestataires afin qu’ils restent compétitifs et de maîtriser les charges de copropriété.
Comment est diffusé l'avancement des levées de réserves de la copropriété ?
Nous collaborons avec le conseil syndical dans le cadre de la levée des réserves. En effet, nous centralisons dans notre extranet l’ensemble des actions que nous menons dans votre copropriété. Cela permet d’avoir une vision claire des actions entreprises et facilite la collaboration.
Qui nous assiste dans la levée des réserves ?
Dans le cadre de la gestion et l’administration de votre copropriété, Homeland suit et constate la levée de réserves signalées lors de la livraison des parties communes. Nous assistons le conseil syndical dans cette constatation et attestons des travaux, le cas échéant donnant un quitus au promoteur.
Qu'est-ce que la GPA ?
La garantie de parfait achèvement est une garantie légale dont le promoteur vous est redevable. Elle l’oblige à réparer les désordres apparents signalés lors de la livraison. Le promoteur dispose d’une année pour répondre à ses obligations.
Pour en savoir plus, lisez cet article dans notre centre d’aide.
Les recommandés de réserves sont-ils envoyés systématiquement par vos soins ?
La gestion administrative des désordres signalés dans votre immeuble dans le cadre de la garantie de parfait achèvement, garantie biennale, garantie décennale, est primordiale. A cet effet, il est essentiel de communiquer par lettre recommandée afin d’avoir une traçabilité des écrits. En tant que gestionnaire de votre immeuble, l'envoi et la gestion administrative de ces recommandés nous incombe.
