Mise en application depuis le 25 novembre 2018 la loi ELAN impose plus de transparence au syndic notamment pour :
- la transmission des informations demandées par le conseil syndical dans un délai imparti,
- l’accès aux documents importants relatifs à la copropriété,
- le délai de notification du procès-verbal.
Chez Homeland, nous sommes ravis de constater que la législation s’adapte progressivement aux attentes des copropriétaires, et qu’elle valide le modèle d’accès immédiat au plus grand nombre d’informations possibles que nous appliquons déjà depuis notre création en janvier 2016.
Date d’application de la loi ELAN
La loi Elan (Evolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) a été publiée au Journal Officiel le 24 novembre 2018 et s’applique depuis le 25 novembre 2018, excepté pour les mesures nécessitant des textes d’application.
Le pouvoir de contrainte du conseil syndical vis-à-vis du syndic (article 203 de la loi ELAN)
Le conseil syndical assiste et contrôle le syndic dans sa gestion. Il fait le lien avec les autres copropriétaires. Il est donc amené à effectuer régulièrement des demandes auprès du syndic. Le syndic dispose d’un mois maximum pour communiquer au conseil syndical les pièces demandées, passé ce délai des pénalités par jour de retard seront imputées sur les honoraires de base du syndic, avec un montant minimal de 15 euros par jour de retard fixé par le décret n° 2019-503 du 23 mai 2019.
Chez Homeland, l’intégralité des documents concernant la copropriété est disponible en temps réel sur notre extranet. L’accès à l’information leur est donc immédiat sur cet outil. Si certains membres du conseil syndical préfèrent nous adresser leurs demandes de documents par mail ou par téléphone, les réponses sont quasiment instantanées vu que tous les documents sont disponibles au format numérique sur nos outils de gestion développés en interne.
Uniformisation du contenu minimal obligatoire disponible sur l’extranet (article 205 loi ELAN)
La mise en place d’un extranet est obligatoire depuis le 1er janvier 2015 (sauf renonciation décidée en assemblée générale). L’extranet a pour but de permettre à chaque copropriétaire de bénéficier d’un accès personnalisé afin d’accéder aux documents relatifs à leur copropriété.
La loi Elan a fixé, par le Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 applicable à compter du 1er juillet 2020, la liste minimale des documents dématérialisés accessibles depuis l’extranet à l’ensemble des copropriétaires, qui est la suivante :
- Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes modificatifs s’ils ont été publiés
- La fiche synthétique à jour de la copropriété réalisée par le syndic
- Le carnet d’entretien de l’immeuble
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes à jour
- Les contrats d’assurance de l’immeuble en cours
- L’ensemble des contrats et marchés en cours sauf les contrats de travail des employés/ gardiens
- Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours
- Les PV des trois dernières AG et le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées
- Le contrat de syndic en cours.
La liste minimale des documents relatif au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition, est la suivante :
- Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
- Le montant de la part du fonds de travaux ;
- Les appels de fonds sur les 3 dernières années
La liste minimale des documents accessibles aux seuls membres du conseil syndical :
- Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
- Les relevés bancaires des comptes séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
- Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
- La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l‘article 32 du décret du 17 mars 1967 ;
- La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés.
Chez Homeland, tous ces documents et bien davantage sont déjà disponibles sur notre extranet depuis notre création en 2016. Nous sommes ravis de constater que le législateur aille dans le sens du modèle de transparence qui fait partie de l’ADN de notre société.
En plus de ces éléments qui seront obligatoires pour tous les syndics en juillet 2020, nous mettons également à disposition du conseil syndic depuis 2016 :
- Les demandes de devis et les demandes d’interventions adressées aux prestataires
- Les rapports d’intervention des prestataires
- Copie des échanges avec les prestataires et tiers dans le cadre de projets en cours dans la copropriété
- Les déclarations de sinistres, convocations à expertises et tous documents échangés dans le cadre d’un sinistre touchant la copropriété
- L’intégralité des factures et justificatifs de charges mis à disposition du conseil syndical dès que nous les recevons
- Toutes les correspondances individuelles adressées aux copropriétaires sont disponibles en temps réel dans l’extranet de chaque copropriétaire concerné
- De façon générale, tous les documents concernant la copropriété qui permettent au conseil syndical d’être informé en temps réel des actions que nous menons et des informations que nous recevons dans l’exercice de notre mission.
