Le syndic est l’entité juridique qui représente le syndicat des copropriétaires d’une copropriété. Ses missions sont nombreuses et variées : en plus de défendre les intérêts de la copropriété, il se charge de sa gestion financière et administrative. Il s’occupe également de l’entretien de l’immeuble ainsi que de l’exécution des décisions qui sont prises lors d’une assemblée générale.
En France, près de 3 logements sur 10 appartiennent à une copropriété, ce qui représente 9,7 millions de logements qui doivent être administrés par un syndic de copropriété !
L’existence d’un syndic de copropriété
La loi de juillet 1965 sur la copropriété des immeubles bâtis prévoit l’existence du syndic. Ce dernier peut être professionnel ou bénévole. Cette législation renseigne également sur ses attributions. Un syndic dit « bénévole » qui s’est proposé de lui-même parmi les copropriétaires est une option courante pour gérer une petite copropriété où la plupart des copropriétaires sont occupants et s’entendent bien entre eux. Sans pour autant être titulaire d’une carte professionnelle d’aptitude au métier de syndic de copropriété, il doit néanmoins posséder des notions en droit, en comptabilité et en gestion technique du bâtiment.
Le syndic de copropriété est-il inéluctable ?
Un syndicat de copropriétaire (entité morale représentant l’ensemble des copropriétaires) existe de fait dans un immeuble en situation de copropriété. Dès lors qu’il existe un syndicat de copropriétaires, un syndic est obligatoire. En effet, le syndic est l’entité juridique qui représente les propriétaires aux yeux de la loi. Sa désignation se fait via un vote en assemblée générale. Il est chargé d’administrer le bâtiment et de gérer tout ce qui se rapporte à l’aspect financier. Si une copropriété ne possède pas de syndic, le tribunal de grande instance est apte à en désigner un. Le président du tribunal peut être saisi par le maire, les copropriétaires ou le président de l’établissement public de coopération intercommunale.
Le contrat du syndic
La durée du mandat d’un syndic, les conditions de réalisation de sa mission ainsi que sa rémunération sont fixées par un contrat de mandat. Le mandat dure au maximum trois ans et est renouvelable après une réélection par décision de l’assemblée générale des copropriétaires. Le syndic est révocable en cours de mandat. Son contrat stipule notamment le tarif de ses prestations incluses ou non dans le forfait, ainsi que les heures auxquelles il est disponible pour la copropriété.
La responsabilité du syndic
Dans l’exécution de ses fonctions et si la copropriété en subit des préjudices, le syndic est responsable de ses actes.
Sa responsabilité est établie :
• vis-à-vis d’un copropriétaire ;
• à l’égard du syndicat des copropriétaires ;
• envers un tiers, non copropriétaire, qui subit un préjudice en raison d’une faute commise par le syndic durant son mandat.
Compte tenu de ses obligations et de ses responsabilités, le rôle du syndic n’est pas à prendre à la légère et il est important que celui ou celle qui l’endosse soit consciente des conséquences que peuvent avoir ses actes.
Copropriétaires et syndic, les obligations
D’un point de vue légal, le syndic représente la copropriété. Depuis l’adoption de la loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové (ALUR) de mars 2014, de nouvelles obligations importantes lui incombent. Il a notamment l’obligation de tenir les copropriétaires informés de l’entretien de leur patrimoine, en mettant à leur disposition un carnet d’entretien. Ces derniers doivent également être tenus au courant des décisions prises en assemblée générale. Le syndic doit leur permettre d’accéder via un Intranet sécurisé à des documents listés par décret.
Les attributions du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété doit assurer plusieurs missions relatives à l’immeuble, aux employés du syndicat, à la comptabilité ainsi qu’aux copropriétaires
Représenter le syndicat des copropriétaires
Mandaté par les copropriétaires, le syndic est leur unique représentant face aux tiers. Il passe les contrats au nom et pour le compte de la résidence. Il représente également cette dernière en justice. En cas d’action en référé ou lorsque la copropriété est attaquée, l’autorisation du conseil syndical n’est pas requise pour défendre l’immeuble. À l’exception de ces deux cas, le syndic doit obtenir une autorisation à la majorité simple afin de représenter la copropriété en cas d’actions en justice.
Gérer l’administration de la copropriété
Dresser et actualiser la liste des copropriétaires avec les lots qui leur appartiennent figurent dans la liste des attributions du syndic de copropriété. Une fois par an au minimum, il est tenu de convoquer une assemblée générale pour laquelle il établit l’ordre du jour avec le conseil syndical. Il rédige également le procès-verbal de cette réunion qu’il est tenu d’adresser aux copropriétaires par courrier recommandé dans un délai d’un mois. Le syndic s’occupe de l’exécution des délibérations de l’assemblée générale et de l’immatriculation du bâtiment dans le registre national des copropriétés. Le syndic doit garder les archives de la copropriété. L’accord des copropriétaires est obligatoire s’il souhaite déléguer cette tâche. Si c’est le cas, il lui est impossible de demander des frais de garde.
Gérer le personnel de la copropriété
Les salariés travaillant au sein de la résidence sont sous l’autorité du syndic. Sa mission réside alors à les embaucher et à les licencier. Il se charge également de l’édition des bulletins de paie, mais aussi de gérer le remplacement des absents durant leurs congés, leur maternité ou dans le cas d’arrêt maladie. Toutefois, le syndic n’a pas le droit d’engager des travailleurs supplémentaires sans l’accord des copropriétaires.
Entretenir l’immeuble
Veiller à l’entretien, la garde et la conservation de l’immeuble compte également parmi les tâches du syndic. Il peut signer les contrats indispensables au fonctionnement de la propriété (fourniture d’électricité, d’eau ou de gaz, entretien des parties et équipements communs, etc.). Outre la souscription à un contrat d’assurance, il crée également un carnet d’entretien qu’il doit tenir à jour. Le syndic a le pouvoir de faire réaliser les travaux d’entretien courant et les menues réparations. En revanche, l’accord du conseil syndical est requis pour les travaux de plus grande envergure.
Tenir la comptabilité de la copropriété
Le syndic doit s’occuper de la comptabilité du syndicat et tenir la position comptable des copropriétaires. Lorsque le conseil syndical lui en fait la demande, il doit être capable de présenter ces documents à tout moment. L’établissement du budget prévisionnel des différents exercices et le compte rendu de sa gestion financière sont également de son ressort.
Conclusion
Dans une copropriété, le bien commun du syndicat des copropriétaires doit être géré par un syndic de copropriété, qui est donc obligatoire dès lors qu’il existe des parties communes dans un ensemble immobilier. Le syndic de copropriété est à la fois le gestionnaire financier, l’administrateur et le comptable de la copropriété. Pour exercer ses fonctions en tant que syndic professionnel, il doit être titulaire d’une carte professionnelle délivrée par la CCI et justifier d’une garantie professionnelle (couvrant les fonds des différents syndicats dont il a la gestion). Les syndics bénévoles ne sont pas soumis à ces obligations. Compte tenu de son rôle central qui touche aux finances et au patrimoine des copropriétaires, la responsabilité civile du syndic peut être engagée en cas de faute.
