Quelque soit la relation entre votre ancien syndic et le nouveau, soyez rassuré, votre copropriété en est protégée. En effet, l'ancien syndic n'a le droit de faire aucune rétention.
Tous les éléments nécessaires à la poursuite immédiate de la gestion de votre copropriété doivent être obligatoirement transférés.
Deux types d'éléments font l'objet de toutes les attentions :
- Les archives : Sont compris dans les archives tous les documents, dématérialisés ou non, relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés. Ce sont des documents très importants à la bonne gestion de votre copropriété puisqu'ils référencent toutes les actions réalisées sur votre copropriété (devis, factures,...) et tous les documents techniques relatifs à l'immeuble. L'ancien syndic a un délai d'un mois à partir de l'arrêt de ces fonctions pour remettre les archives : en vertu de l'article 18-2 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 "Il remet, dans le délai d'un mois à compter de la même date, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l'alinéa 11 du I de l'article 18, dans un format téléchargeable et imprimable".
- Les comptes de la copropriété : Le syndic est responsable de la bonne tenue des comptes des copropriétés dont il a la gestion selon l'article 18-2 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 "Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture." C'est également fondamental à la reprise de la gestion du nouveau syndic, car sans visibilité financière il est difficile d'engager de nouvelles actions sur la copropriété. Sur ce point, l'ancien syndic a un délai de 15 jours à partir de l'arrêt de ses fonctions pour transmettre ces éléments : d'après l'article 18-2 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 "En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque." En attendant cette remise, pour certaines actions le nouveau syndic peut puiser dans ces réserves personnelles pour avancer les fonds nécessaires aux actions urgentes. Une fois la remise faîte, le nouveau syndic peut également choisir de transférer le compte de la copropriété vers la banque avec laquelle il travaille afin de faciliter la gestion de son portefeuille.
Dans les deux cas, si l'ancien syndic ne remet pas les documents, il pourra faire l'objet de poursuite et même devoir verser des dommages et intérêts.
